Newsletter N°6 – Success Story : mise en place d’un outil de suivi et de pilotage de portefeuille

Sébastien Aubert

 

La genèse du projet

Afin de consolider l’ensemble des projets remarquables des entités internationales, notre client recherchait un Portfolio Project Manager pour réaliser le suivi et le pilotage de la mise en place d’un outil de centralisation. L’objectif était d’obtenir des données fiables et homogènes pour avoir une vision globale de l’avancement de ces projets.

Le contexte

Lors d’une précédente mission, Sébastien a consolidé l’ensemble des projets d’un budget supérieur à 500 000 euros au sein de 6 entités d’un groupe bancaire. Cela représentait environ 130 projets au total. Il a donc fallu regrouper ces projets et les données correspondantes au sein d’un nouvel outil de centralisation. Comme il s’agissait d’un portefeuille de projets, Sébastien devait prendre en compte plusieurs paramètres : le coût, la qualité, le délai et le périmètre. Une fois ces données récoltées, il fallait procéder à une analyse pour déceler les écarts tels que les décalages de planning ou encore les dérives budgétaires. S’en suivait la réalisation de reportings pour faire remonter ces informations auprès de différents services internes concernés.

Sébastien a ensuite changé de cabinet de conseil pour venir chez BIA Consulting. Le client ayant été très satisfait du travail de Sébastien, il a été une nouvelle fois « onboardé » pour reprendre la suite du projet. Il gère désormais le recueil des données et l’élaboration de revues de portefeuille qui seront transmises au DSI du groupe. Mais le plus gros changement entre les deux missions a été la méthode de travail.

L’agile à l’échelle

Deux pays sur les six zones géographiques observées ont adopté la méthode de travail de l’agile à l’échelle. Sébastien a donc créé un PPM dashboard avec de nouveaux indicateurs pour mettre en place cette méthode, car les objectifs et la vision sont différents des cycles en V. Tout d’abord, les objectifs des entités suivant la méthode agile à l’échelle sont orientés résultats. Les entités sont responsables de la mise en place de ces objectifs et Sébastien réalise le suivi des résultats de ces indicateurs. Des cibles sont à atteindre chaque trimestre. Son rôle est de vérifier si ces cibles sont atteintes, et si ce n’est pas le cas, pourquoi. Afin de mettre en place cette nouvelle méthode, les deux pays pilotes ont été choisis sur des critères de maturité et de culture de travail. Après avoir stabilisé cette méthode dans ces deux pays, l’objectif du groupe bancaire est de la déployer au sein des autres entités.

En parallèle, Sébastien a travaillé main dans la main avec les autres entités pour stabiliser leurs données et homogénéiser la nature de celles-ci. En effet, certaines données n’étaient pas considérées comme fiables car seule la dimension qualitative était vérifiée. Il a donc fallu mettre en place une nouvelle gouvernance, impliquant trois parties prenantes, pour obtenir des données à la fois qualitatives et quantitatives. Cette étape est nécessaire car elle permettra à terme d’élaborer une stratégie commune à toutes les entités pour ensuite adopter l’agile à l’échelle au niveau global.

Les qualités d’un PPM

Les raisons pour lesquelles Sébastien a été reconduit une deuxième fois sur cette mission sont variées. Sa diplomatie, sa rigueur, sa polyvalence et sa curiosité ont été ses atouts forts pour ce poste de PPM.

Etant franco-américain, sa compréhension multiculturelle et les échanges en anglais avec les divers pays ont été grandement facilités. Sébastien est aussi très motivé pour apprendre de nouvelles méthodes de travail et développer ses compétences. Il a su s’approprier et mettre en place l’agile à l’échelle en toute autonomie à l’aide de documents internes.

Mais c’est surtout la confiance établie au préalable entre le client et Sébastien, ainsi que sa connaissance des entités et de la politique interne qui lui ont permis d’être à nouveau choisi pour effectuer cette mission.